Czy można zaliczyć do kosztów najem kawalerki na potrzeby prowadzonej działalności

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 updof,

• być właściwie udokumentowany (art. 22 ust. 1 updof).

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczać m.in. wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność.

W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu należy uznać, że wydatki, jakie podatnik będzie ponosił na wynajem kawalerki, spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów podatkowych. Nie można ich uznać za wydatki o charakterze osobistym. Konieczność ich poniesienia jest związana ze świadczeniem usług IT przez podatnika poza miejscem jego zamieszkania. Wydatki te są gospodarczo uzasadnione, gdyż z jego wyliczeń wynika, że koszty wynajęcia hotelu byłyby wyższe od wydatków na wynajęcie kawalerki. W związku z tym podatnik ma prawo rozliczać te wydatki w kosztach podatkowych. Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 maja 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.263.2020.2.LZ, możemy przeczytać, że:

MF (…) jeżeli ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na najem i dodatkowe koszty związane z lokalem mieszkalnym położonym w miejscowości poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej oraz poza miejscem Jego zamieszkania, będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie obowiązek wykazania związku ponoszonych kosztów najmu z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie będzie mieć wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża Wnioskodawcę.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe (…).

Odpowiadając na pytanie podatnika, należy zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania ponoszonych przez niego wydatków. Gromadzone przez niego dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela kawalerki. Za niezbędne należy uznać posiadanie przez podatnika również dowodów świadczących o wykonaniu przez niego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usług wymagających pobytu w innej miejscowości niż zamieszkuje i prowadzi działalność gospodarczą. 

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 maja 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.263.2020.2.LZ)

Rafał Styczyński

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków