Kiedy należy zapisywać w ewidencji VAT wydatki związane ze świadczeniem usług turystycznych

Spółka prowadzi biuro turystyczne, które zajmuje się organizacją wycieczek po Polsce i poza jej granicami. Jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Biuro ma siedzibę na terenie Polski. Spółka ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Prowadzi również ewidencję, z uwzględnieniem kwot wydatkowanych na nabycie towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty. Są to koszty związane m.in. z opłatą za transport, noclegi i wyżywienie. Przy świadczeniu usług spółka działa we własnym imieniu i na własny rachunek. Posiada faktury, z których wynikają kwoty ponoszonych przez nią kosztów. Koszty te są bezpośrednio związane z przychodem z tytułu świadczenia usług. Organizowane wycieczki są planowane z dużym wyprzedzeniem. Koszty związane z ich organizacją spółka ponosi nawet kilka miesięcy przed ich odbyciem. W jakich terminach powinny być zapisywane dane w ewidencji?