Jak rozliczyć w VAT koszty podróży służbowej

1. Wydatki związane z użytkowaniem samochodu

Najczęściej pojawiające się wydatki związane są z użytkowaniem samochodu podczas podróży służbowych. Gdy podatnik dysponuje fakturą, odlicza z niej VAT, stosując ograniczenia przewidziane dla użytkowanego samochodu. Oznacza to, że w przypadku gdy samochód jest stosowany do celów mieszanych, możemy odliczyć VAT tylko w 50%. Ograniczenie to dotyczy wydatków na paliwo, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz wydatków na inne towary i usługi związane z ich eksploatacją lub używaniem (art. 86a ust. 2 ustawy o VAT).

1.1. Przejazd autostradami

Podatnicy nie otrzymują faktur za przejazd autostradami, tylko dowody poniesionej opłaty. Gdy jest naliczony VAT, powstaje pytanie, czy z takiego dokumentu w ogóle można odliczyć podatek, a jeśli tak, to w jakiej wysokości. Na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur za fakturę jest uznawany również dokument za przejazd autostradami, gdy zawiera następujące dane:

● numer i datę wystawienia,

● imię i nazwisko lub nazwę podatnika (świadczącego usługę),

● numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

● informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

● kwotę podatku,

● kwotę należności ogółem.

Kolejny problem to ustalenie, czy do tych opłat należy stosować ograniczenie w odliczeniu VAT, czy uznać, że jest to wydatek niezwiązany z użytkowaniem samochodu. Wiele za tym przemawia. Podatnik ponosi ten wydatek wyłącznie w związku odbywaną podróżą służbową. Gdyby nie podróż, nie poniósłby tego wydatku. Niestety, ani organy podatkowe, ani sądy nie popierają tej argumentacji. W wyroku WSA w Warszawie z 22 lipca 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 3507/14) czytamy: